Perguntas frequentes – Funcionalidade de check-in de hóspedes

Bem-vindo à FAQ atualizada da Holidu! Descubra como melhorar o processo de check-in, tornando tudo mais eficiente para si e mais agradável para os seus hóspedes. Eis aqui as perguntas mais frequentes.

O que é a funcionalidade de check-in online que a Holidu oferece?

A funcionalidade de check-in online permite que os anfitriões conectem os seus alojamentos à autoridade local competente. Após feita a ligação, a Holidu envia automaticamente os dados dos hóspedes para essa autoridade, assim que o formulário de check-in online for preenchido.

Por que a Holidu oferece essa funcionalidade?

Em muitos destinos, os anfitriões são legalmente obrigados a comunicar a estadia dos hóspedes às autoridades locais. Normalmente isso é feito com sistemas antiquados e preenchimento manual de dados. A Holidu facilita o processo com um formulário online que envia automaticamente as informações à entidade correta.

Por que essa solução é melhor e mais rápida para mim e para os hóspedes?

• Para os hóspedes: Eles podem preencher o formulário no próprio dispositivo, inclusive com digitalização de documentos – não precisam entregar o documento pessoalmente.
• Para os anfitriões: Não precisa recolher ou enviar documentos manualmente – tudo acontece de forma automática e segura.

Posso escolher com qual autoridade o meu alojamento vai ser conectado?

Sim, a Holidu permite escolher a autoridade local correspondente. As conexões disponíveis incluem:

Espanha:

• SES.HOSPEDAJES
• Mossos d'Esquadra (Catalunha)
• Ertzaintza (País Basco)

Portugal: Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SEF/SIBA)

Alemanha: AVS (só em algumas regiões)

Itália (em breve): Polícia Estatal Italiana, ISTAT

Como conecto o meu alojamento a uma autoridade?

1. Verifica se a sua app da Holidu está atualizada para a versão mais recente.
2. Vá à secção “Conta” e clique em “Configurar” abaixo de “Registo de hóspedes online”.

1. Selecione o alojamento, preencha o formulário e clique em “Ativar envio automático para a polícia”.

1. Escolha a autoridade e insera os seus dados de acesso.

1. Clique em “Validar” e depois em “Guardar alterações”.
2. Se não aparecer nenhuma mensagem de erro, a ligação está concluída.

• Se aparecer o erro “Nome de utilizador ou palavra-chave incorretos”, entre em contacto connosco.

A Holidu partilha os dados dos anfitriões com as autoridades além dos dados dos hóspedes?

Não, a Holidu só envia os dados dos hóspedes. Nenhum dado sobre os seus rendimentos é partilhado.

Posso preencher eu mesmo o formulário de check-in online para os meus hóspedes?

Sim, tem essa opção. O link se encontra nos detalhes da reserva, na parte de “Formulário de check-in do hóspede”.

Quando os dados são enviados às autoridades?

As informações são enviadas às 23h do dia de check-in. Garanta que tudo esteja preenchido antes disso.

Os colaboradores podem ativar alojamentos e preencher os dados de check-in?

Colaboradores não podem configurar conexões com as autoridades, mas podem preencher o formulário online através da secção “Reservas”.

Como baixo o meu livro de hóspedes?

1. Aceda à funcionalidade de check-in online.
2. Clique em “Detalhes” ao lado do alojamento.

1. Na janela que abre, vá ao separador “Documentos”.

1. Clique em “Gerar livro de hóspedes” e siga as instruções.

Notas importantes:

• Se lhe pedirem um Número Inicial, é para definir de onde o livro começa. Utilize o número seguinte ao último ou comece do 1 se for novo.
• O livro de hóspedes será descarregado em PDF. Verifique se tem como abrir ficheiros PDF no seu dispositivo.

Esta funcionalidade serve para todas as reservas ou só as da Holidu?

Está disponível para todas as reservas geridas pela Holidu, independentemente da plataforma. Não inclui reservas manuais, bloqueios manuais e nem reservas de integrações externas como iCal.

Terei acesso aos dados dos hóspedes?

Sim, após gerar e descarregar o livro de hóspedes, poderá ver todos os dados inseridos pelos hóspedes.

O que acontece se os hóspedes não preencherem os dados?

Os anfitriões podem introduzir manualmente os dados dos hóspedes. O estado de cada reserva aparece no ecrã inicial, na secção “Check-ins e check-outs”.

Receberei notificação quando os hóspedes preencherem os dados?

Não são enviadas notificações, mas pode verificar o estado na secção “Check-ins e check-outs” ou nos detalhes da reserva.

Preciso pedir mais dados aos hóspedes quando chegam?

Se o formulário online estiver preenchido antes da chegada, não é preciso pedir mais nada. Confirme sempre o estado do formulário através da app da Holidu.

O que acontece se os hóspedes preencherem os dados e depois cancelarem a reserva?

Se a reserva for cancelada, os dados não são enviados às autoridades.

E se a reserva for alterada após os dados terem sido enviados?

Se forem adicionados novos hóspedes, o estado deles vai aparecer como “não preenchido”.

Como funciona com reservas de última hora?

Os hóspedes recebem um link para inserir os dados. Em reservas de última hora, vá à secção “Check-ins e check-outs” para confirmar se está tudo certo.

O que acontece com as reservas feitas antes da conexão da conta à polícia, mas com data de check-in futura?

• Se o formulário antigo não tiver sido preenchido, será enviado o novo link antes do check-in.
• Se já estiver preenchido, não precisa fazer mais nada. Pode gerir os dados nos detalhes da reserva.

Quando os hóspedes são avisados para preencher os dados? Recebem lembretes?

Recebem o aviso logo após a reserva e, se não preencherem, um lembrete 5 dias antes da chegada.

E se o hóspede preencher os dados errados?

Entre em contacto com a equipa de apoio ao cliente relativamente a quaisquer incorreções nos dados.

Esperamos que esta FAQ melhore a sua experiência de anfitrião, simplificando o check-in para si e para os seus hóspedes. Obrigado por ser um anfitrião valioso!