O registo online de hóspedes com SIBA e Holidu simplifica a conformidade com as regulamentações locais de Portugal. Este guia abrangente ajudará você a configurar, integrar e gerir a recolha automática de dados de hóspedes através da plataforma Holidu.

1. Antes de Começar - Quais são os pré-requisitos?

Antes de ativar a funcionalidade de registo de hóspedes com Holidu, certifique-se de que:

• Já tem uma propriedade registada no portal oficial SIBA: https://siba.ssi.gov.pt
• Tem as seguintes credenciais SIBA disponíveis:
  • NIF da Unidade Hoteleira
  • Código do Estabelecimento
  • Chave de Ativação (normalmente uma senha de 12 dígitos)
• As credenciais devem ser as mesmas utilizadas para aceder ao portal oficial SIBA
• Conhece o método de envio (Método de envio) ativo na sua conta SIBA. Ambos os métodos "Integração de serviço web SEF-SIBA" e "Integração de Página no portal SEF-SIBA" podem ser ligados a Holidu, mas o método que selecionar na aplicação Holidu deve corresponder ao configurado em SIBA

Para verificar o método de envio atual:

• Inicie sessão na conta SEF em https://siba.ssi.gov.pt/s/an/default.aspx
• Se precisar alterar o método de envio e não conseguir fazê-lo, contacte SIBA diretamente: https://siba.ssi.gov.pt/contactos

2. Como Configurar o Registo Online de Hóspedes entre Holidu e SIBA

Passo 1: Aceder ao Registo Online na Aplicação Holidu

Na sua aplicação Holidu, navegue até Ferramentas no menu lateral esquerdo e clique em Registo Online.

Passo 2: Selecionar a Propriedade

Verá uma lista das suas propriedades. Clique em "Configurar" ao lado da que pretende conectar.

Passo 3: Preencher o Formulário de Configuração

Preencha o formulário com as suas informações e credenciais do Portal SIBA e ative "Enviar dados automaticamente à autoridade responsável".

Passo 4: Selecionar o Método de Envio

Para Portugal, existem dois métodos de ligação possíveis, e cada um requer campos diferentes:

Escolha sempre a opção que corresponde ao método de envio (Método de envio) atualmente configurado na sua conta SIBA. Se os dois não coincidirem, a validação e a transferência de dados falharão.

Opção A - "Integração de Serviço Web SEF-SIBA"

Utilize as mesmas credenciais que utiliza para aceder ao portal SIBA em https://siba.ssi.gov.pt/S/FB.aspx?ReturnUrl=%2fS%2fau%2fDefault.aspx

Os campos de login obrigatórios são:

Campo na aplicação Holidu	Campo do portal SEF/SIBA
Nome de utilizador	Unidade Hoteleira (NIF da unidade hoteleira)
Palavra-passe	Chave de Ativação
Número do estabelecimento	Estabelecimento (código do estabelecimento)

Para os campos restantes (código postal, área postal, nome de contacto, email e número de telefone), introduza exatamente as mesmas informações que aparecem na sua conta SIBA em "Atualização dos dados de inscrição": https://siba.ssi.gov.pt/S/au/DadosIdentificacaoActualizacao.aspx

Na mesma página SIBA, o "Método de envio" deve estar definido como "Web Service" para esta opção funcionar. Se estiver definido para algo diferente, siga os passos em "Como alternar entre os dois métodos" abaixo.

Opção B - "Integração de Página no Portal SEF-SIBA"

Utilize as mesmas credenciais que utiliza para aceder ao portal SIBA em https://siba.ssi.gov.pt/S/FB.aspx?ReturnUrl=%2fS%2fau%2fDefault.aspx

Os campos obrigatórios são:

Campo na aplicação Holidu	Campo do portal SEF/SIBA
Nome de utilizador	Unidade Hoteleira (NIF)
Palavra-passe	Chave de Ativação
Número do estabelecimento	Estabelecimento (código do estabelecimento)

Nenhuns detalhes de endereço ou contacto (código postal, área postal, nome de contacto, email, número de telefone) são necessários para esta opção, apenas os três campos acima.

Selecione apenas "Página no portal" se este for o método de envio configurado nas definições da sua conta SIBA. Pode verificá-lo no portal SIBA em "Atualização dos dados de inscrição".

Como Alternar Entre os Dois Métodos

O método de envio selecionado na aplicação Holidu deve sempre corresponder ao "Método de envio" na sua conta SIBA. Alterar apenas em Holidu não é suficiente - a alteração tem de ser solicitada a SIBA.

1. Verifique o método atual no portal SIBA em "Atualização dos dados de inscrição": https://siba.ssi.gov.pt/S/au/DadosIdentificacaoActualizacao.aspx
2. Se não for o método que pretende, reúna o seu NIF / Número de Identificação Fiscal (o número de IVA da sua empresa ou anfitrião) e o número do estabelecimento de cada propriedade que precisa ser alterada.
3. Envie um email para siba@ssi.gov.pt solicitando a alteração do método de envio (por exemplo, para "Web Service").
4. Aguarde a confirmação de SIBA de que a alteração foi processada.
5. Uma vez confirmado, regresse ao formulário de configuração na sua aplicação Holidu, selecione o método de envio correspondente, complete os campos obrigatórios para essa opção e valide novamente.
6. Clique em "Validar", e assim que apareça "Concluído!", clique em "Guardar Alterações".
7. Uma vez concluído, verá que a ligação está ativa.

3. O que Acontece Após a Ativação

Após a ativação, as futuras reservas (aquelas com data de check-in pelo menos 6 dias após a conclusão da configuração) serão associadas a um formulário de registo.

Este formulário é enviado aos hóspedes por email (ou mensagem).

4. Perspetiva do Hóspede

Após a reserva, os hóspedes recebem um link do formulário por email (ou mensagem Airbnb). Devem preencher os detalhes de todos os hóspedes (incluindo crianças). Podem fazê-lo manualmente ou digitalizando os seus documentos de identidade.

Os dados são armazenados. Se os hóspedes não preencherem, serão enviados lembretes 5 dias antes da data de check-in. Se ainda estiver incompleto no dia do check-in, o anfitrião deve recolher a informação manualmente usando o mesmo link.

Após as 23:00 da data de check-in, os dados são enviados ao portal SIBA.

5. Estados do Formulário

Estes são os estados de formulário mais comuns que pode ver em cada página de reserva na sua aplicação Holidu.

Como Corrigir Dados Incompletos?

• Reenvie o link do formulário ao hóspede como um lembrete
• Para erros de transferência:
  1. Contacte o Suporte Holidu
  2. Confirme que o método de envio selecionado na aplicação Holidu corresponde ao método de submissão ("Método de envio") configurado em SIBA - quer "Integração de serviço web SEF-SIBA" quer "Integração de Página no portal SEF-SIBA"

6. Como Obter o Formulário de Registo de Hóspede - Boletim de Alojamento

1. Inicie sessão em Holidu e vá para Mais > Conta > Registo Online de Hóspede
2. Clique em Configurar, depois abra Detalhes > Documentos
3. Selecione Gerar Formulário de Hóspede, escolha o período e clique em Descarregar

Perguntas Frequentes

Quando os hóspedes recebem o formulário?

Imediatamente após a reserva, os hóspedes recebem o link por email com o formulário. Se ainda estiver incompleto 5 dias antes da chegada, é enviado um lembrete.

E em relação às propriedades com múltiplas unidades?

A funcionalidade ainda não está disponível para propriedades com múltiplas unidades (por exemplo, uma propriedade com quartos alugados