Registo online de hóspedes com o SIBA e a Holidu – Perguntas Frequentes (FAQs)

Com a Holidu, pode recolher informações dos seus hóspedes automaticamente e enviá-las para o portal SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento), ajudando-o a cumprir as regras locais de registo em Portugal.

Nota: A Holidu ajuda na recolha e transferência de dados dos hóspedes, mas a conformidade legal mantém-se da responsabilidade do anfitrião. Para informações legais completas, consulte o portal oficial SIBA.

1. Antes de Começar – Quais são os pré-requisitos?

Antes de ativar a funcionalidade de registo de hóspedes com a Holidu, certifique-se de que:

1. Já tem um alojamento registado no portal oficial SIBA: https://siba.ssi.gov.pt
2. Tem as seguintes credenciais SIBA disponíveis:
   • NIF da Unidade de Alojamento
   • Código do Estabelecimento
3. Chave de Autenticação (normalmente uma palavra-passe de 12 dígitos). As credenciais devem ser as mesmas utilizadas para aceder ao portal oficial SIBA.

1. O método de submissão de boletins no portal SIBA deve estar configurado como "Integração de serviço web SEF-SIBA". Se outro método estiver atualmente ativo, siga os passos abaixo para o alterar:
   • Inicie sessão na sua conta SEF em https://siba.ssi.gov.pt/s/an/default.aspx
   • Altere o método de submissão para Serviço Web
   • Na secção Legal do painel Chekin-io, atualize o campo "Enviar informações automaticamente para" para "Integração de serviço web SEF-SIBA"

Se isso não for possível, deve contactar a SIBA diretamente para solicitar uma alteração: https://siba.ssi.gov.pt/contactos

2. Como configurar o registo online de hóspedes entre a Holidu e a SIBA

1. Na aplicação Holidu, navegue para "Ferramentas" no menu do lado esquerdo e clique em "Check-in Online".

1. Verá uma lista dos seus alojamentos. Clique em "Configurar" junto ao que deseja ligar.

1. Preencha o formulário com as suas informações e credenciais do Portal SIBA e ative "Enviar dados automaticamente para a autoridade responsável".

1. Escolha Integração de serviço web SEF-SIBA e introduza o NIF (número de identificação fiscal), Chave de Ativação e Código do Estabelecimento (NIF do Hotel, Palavra-passe e número do Estabelecimento).

1. Clique em "Validar", e uma vez que mostre "Concluído!", clique em "Guardar Alterações".
2. Assim que estiver completo, verá que a ligação está ativa.

3. O que acontece após a ativação

Após a ativação, as futuras reservas (aquelas com data de check-in pelo menos 6 dias após a conclusão da configuração) serão associadas a um formulário de check-in.

Este formulário é enviado aos hóspedes por correio eletrónico (ou por mensagem).

4. Perspetiva do hóspede

Após a reserva, os hóspedes recebem uma ligação ao formulário por correio eletrónico (ou mensagem Airbnb). Devem preencher os dados de todos os hóspedes (incluindo crianças). Podem fazer isto manualmente ou digitalizando os seus documentos de identificação.

Os dados são armazenados. Se os hóspedes não os preencherem, recordações serão enviadas 5 dias antes da data de check-in. Se ainda estiverem incompletos no dia do check-in, o anfitrião deve recolher a informação manualmente utilizando a mesma ligação.

Após as 23:00 da data de check-in, os dados são enviados para o portal SIBA.

5. Estados do Formulário

Estes são os estados mais comuns do formulário que pode ver em cada página de reserva na sua aplicação Holidu.

Como corrigir dados incompletos?

• Reenvie a ligação do formulário ao hóspede como recordação.
• Para erros de transferência:
  1. Contacte o Suporte Holidu
  2. Confirme que o método de submissão em SIBA está configurado como "Integração de serviço web SEF-SIBA"

6. Como obter o formulário de registo de hóspedes – Boletim de alojamento

1. Inicie sessão na Holidu e vá para Mais > Conta > Registo Online de Hóspedes.
2. Clique em Configurar, depois abra Detalhes > Documentos.
3. Selecione Gerar Formulário de Hóspede, escolha o período e clique em Descarregar.

Perguntas Frequentes

Quando é que os hóspedes recebem o formulário?

Imediatamente após a reserva, os hóspedes recebem a ligação por correio eletrónico com o formulário. Se ainda estiver incompleto 5 dias antes da chegada, uma recordação é enviada.

E quanto a propriedades com múltiplas unidades?

A funcionalidade ainda não está disponível para propriedades com múltiplas unidades (por exemplo, uma propriedade com quartos alugados separadamente). A Holidu está a trabalhar para tornar isto disponível em breve.

O que acontece às reservas feitas antes de ativar SIBA com Holidu, mas com check-ins no futuro?

O formulário será enviado automaticamente apenas se a configuração SIBA foi concluída pelo menos 6 dias antes do check-in. Se não, o anfitrião deve enviar manualmente os dados do hóspede para SIBA.

Preciso de registar todos os hóspedes, incluindo menores?

Sim, todos os hóspedes devem ser registados. Os menores podem ser registados pelos seus pais ou representantes legais.

E se os hóspedes não preencherem o formulário?

Receberão uma recordação automática 5 dias antes do dia de check-in. Se ainda estiver incompleto, o anfitrião pode preenchê-lo durante o check-in ou reenviar a ligação para garantir que seja feito antes das 23:00 do dia de check-in.

Posso editar o formulário após a submissão?

Não. Uma vez enviado para SIBA, os dados não podem ser alterados. Para correções, contacte o portal SIBA diretamente: https://siba.ssi.gov.pt/

Receberei uma notificação quando um hóspede completar o formulário?

Não. Terá de verificar manualmente os detalhes da reserva para confirmar a conclusão.

Posso usar esta configuração para todas as reservas?

Apenas as reservas feitas através de canais ligados na Holidu são suportadas. Reservas manuais ou importações iCal não são suportadas.

E se um hóspede preencher os seus dados e depois cancelar?

Os dados não serão enviados para SIBA. As transferências ocorrem apenas para reservas ativas no dia do check-in.

As contas secundárias têm acesso a esta funcionalidade?

Não. Apenas o titular da conta principal pode configurar a funcionalidade. Nota: Os colaboradores podem ver o formulário nos detalhes da reserva, mas não podem geri-lo ou ativá-lo.

Quando são os dados do hóspede transferidos para o portal SIBA?

Após as 23:00 do dia de check-in. Os anfitriões devem garantir que todos os dados do hóspede são completados até esse momento para que a transferência seja bem-sucedida.

O que devo fazer se tiver problemas em ativar a ligação SIBA com a Holidu?

Por favor, contacte a equipa de suporte da Holidu em host@holidu.com.

Nota Importante

A funcionalidade de registo de hóspedes da