Como configurar e gerir a funcionalidade de check-in online

Este guia explica como configurar a funcionalidade de Check-in Online a partir do seu portal Holidu e como geri-la corretamente. A funcionalidade é construída com base na experiência regulatória local das equipas regionais da Holidu, para que possa manter a conformidade sem ter de aprender cada processo das autoridades do zero.

1. Registo no portal do governo responsável

Antes de ativar a funcionalidade no Holidu, tem de registar o seu alojamento na autoridade local relevante. Aqui estão os países e regiões suportadas:

Região	Autoridade	Directrizes
Espanha (exceto Catalunha/País Basco)	SES.Hospedajes	Como ligar a SES.Hospedajes
Catalunha	Mossos d'Esquadra	Ligar a Mossos
País Basco	Ertzaintza	Ligar a Ertzaintza
Portugal	SIBA	Como ligar a SEF/SIBA
Alemanha	AVS	Como ligar o seu alojamento a AVS
Itália	Alloggiati Web	Funcionalidade de Check-in de Hóspedes em Itália Relatório Estatístico em Itália

Este passo é obrigatório antes de continuar. Após o registo, receberá um nome de utilizador, palavra-passe e, em alguns casos, um código de proprietário ou alojamento, que introduzirá na sua conta Holidu para configurar a ligação.

2. Como ligar o seu alojamento à autoridade utilizando a funcionalidade de Check-in Online

1. A partir da sua aplicação Holidu, vá ao menu do lado esquerdo, clique em "Ferramentas" e selecione "Check-in Online".
   
2. Verá a lista dos seus alojamentos. Clique no botão "Configurar" junto ao alojamento que pretende ligar à polícia ou autoridade.
   
3. Um ecrã mostrará a lista dos seus alojamentos, incluindo o estado da ligação para cada um. Clique no alojamento específico que pretende ligar.
   
4. Complete o formulário com os detalhes do país onde o alojamento está localizado.
   
5. Desça, clique em "Ativar envio automático para a polícia", selecione a autoridade correta e introduza o seu nome de utilizador, palavra-passe e todas as credenciais necessárias nos campos. Não utilize as suas credenciais Holidu aqui — utilize as credenciais de login que recebeu da sua autoridade.
   
6. Clique em "Validar".
7. Após ativação bem-sucedida, clique em "Guardar alterações" no final do formulário.
8. Se nenhuma mensagem de erro aparecer, o seu alojamento está agora ligado à autoridade responsável.
9. Para evitar erros, certifique-se do seguinte:
   • Utilize o código fiscal correto do proprietário. Este é o seu número de identificação ou o NIE se não for espanhol.
   • Introduza o seu número completo de ID ou NIE, incluindo todos os zeros.
   • Utilize as credenciais de login que recebeu da sua autoridade local — não o seu login Holidu.
10. Pode agora fechar o formulário e verificar que a ligação está ativa.

3. Como funciona?

Após a configuração estar concluída, o sistema funciona automaticamente. Aqui está o que esperar:

3.1 Processo para o hóspede

1. Após a reserva, o seu hóspede recebe um email (ou mensagem) com uma ligação para um formulário de check-in online seguro.
   
2. O hóspede preenche os detalhes de todos os viajantes, incluindo digitalização de documentos (passaporte ou cartão de identidade). Isto deve ser repetido para todas as pessoas a viajar com eles.
3. Os dados são então submetidos de forma segura e armazenados no sistema.
4. Se um hóspede não preencher o formulário, são enviados lembretes automáticos. Se mesmo assim não cumprirem, pode preencher os dados em seu nome.

⏰ Às 23:00 do dia do check-in, os dados do hóspede são automaticamente submetidos à autoridade relevante.

3.2 Como reconhecer o estado na página de Reserva

Nos detalhes da reserva, o estado de cada reserva é mostrado da seguinte forma:

Estado	Ícone/Etiqueta	O que significa	Ação recomendada
Iniciado, mas com dados em falta		Aqui pode ver se os seus hóspedes já iniciaram o processo. Até que seja concluído para cada pessoa a viajar com eles, o estado será mostrado como incompleto.	Verifique com os hóspedes e solicite a conclusão, se necessário.
Dados do hóspede completos mas ainda não transferidos (porque a data de check-in está no futuro)		Dados do hóspede recolhidos mas pendentes de submissão à autoridade.	Aguarde a data de check-in ou submeta manualmente, se permitido.
Dados do hóspede transferidos com sucesso para a autoridade		Os dados foram transmitidos com sucesso.	Nenhuma ação necessária.
Erro na comunicação dos dados		Ocorreu um erro durante a transferência de dados.	Reveja a mensagem de erro, verifique as credenciais e tente novamente ou contacte o suporte.

3.3 Resolução de problemas

Problema	O que fazer
⚠️ Dados incompletos ou em falta	Lembre os hóspedes ou preencha manualmente o formulário através da vista de detalhes da reserva. 5 dias antes do check-in, os hóspedes receberão um lembrete automático com uma ligação para o formulário de check-in novamente.
❌ Erro na transferência de dados	Verifique se as credenciais que adicionou na sua conta Holidu estão corretas. Se o erro persistir, contacte o suporte para assistência.

4. Como transferir o livro de hóspedes

1. Vá para a funcionalidade de check-in online.
2. Junto ao alojamento para o qual deseja o livro de hóspedes, clique em "Detalhes".
   
3. Na área superior do popup que se abre, localize a reserva com o nome do hóspede principal, clique nela e depois clique em "Transferir tudo".
   

5. Como preencher manualmente os dados do hóspede

1. Uma vez na janela de Check-in Online, clique no separador de reservas.
   
2. Verá a lista de reservas, identificadas pelo nome do hóspede principal. Existe também uma coluna mostrando o estado dos dados e a transferência.
   
3. Se clicar em "Informações de estado", mostrará o significado de cada ícone com base na sua cor.
   
4. Clique no nome do hóspede para abrir a página de "detalhes do hóspede", onde pode preencher as suas informações.
   

6. Compre