Manter contacto com os seus hóspedes antes da chegada é fundamental para garantir uma experiência positiva e evitar problemas no check-in. No entanto, às vezes pode ser difícil conseguir uma resposta. Este artigo ajuda-o a compreender como contactar hóspedes nas diferentes plataformas de reservas e o que fazer se não conseguir chegar até eles.

Como Contactar Hóspedes Antes da Chegada

1. Localize a Reserva na sua Conta Holidu

Comece por aceder ao separador Reservas na sua conta de host Holidu. Utilize os filtros disponíveis ou a função de pesquisa para encontrar a reserva relevante que deseja.

2. Identifique a Plataforma de Reserva

É importante saber em que plataforma a reserva foi feita, uma vez que os métodos de contacto podem variar. As principais plataformas incluem:

• Airbnb
• Booking.com
• Holidu
• Outros canais de reserva

3. Métodos de Contacto Conforme a Plataforma

Airbnb e Booking.com

Para reservas feitas através de Airbnb ou Booking.com, os dados de contacto pessoal do hóspede (especialmente o email privado) podem não estar disponíveis. Estas plataformas mantêm estes detalhes privados e utilizam o seu sistema interno de mensagens.

Nestes casos, procure contactar o hóspede através de:

• Número de telefone (se disponível)
• WhatsApp (se o número estiver registado)
• Mensagens através da plataforma de reserva

O email pessoal do hóspede apenas ficará visível se ele tiver completado o formulário de chegada no Holidu.

Holidu e Outros Canais

Para reservas feitas diretamente através de Holidu ou de outros canais de reserva, os dados de contacto do hóspede (telefone e email) são apresentados por padrão.

4. Quando os Dados do Hóspede Não Estão Visíveis

Se não conseguir visualizar os detalhes de contacto do hóspede, considere os seguintes cenários:

• Reservas de Airbnb ou Booking.com: Estas plataformas ocultam o email pessoal do hóspede como medida de privacidade.
• Hosts novos sem check-ins confirmados: Se é um host novo sem qualquer check-in confirmado, os dados dos hóspedes serão ocultados até 2 dias antes da chegada prevista.
• Verificação de conta: A verificação completa da sua conta é necessária para receber pagamentos em todas as reservas.

O Que Fazer Se Não Conseguir Contactar o Hóspede

Experimente Múltiplos Canais de Contacto

Os hóspedes podem responder mais rapidamente através de um canal do que de outro. Recomendamos que tente os seguintes métodos, pela ordem indicada:

WhatsApp

Envie uma mensagem breve e educada. O WhatsApp é frequentemente o canal mais rápido para obter uma resposta.

Chamada Telefónica

Se não receber resposta via WhatsApp num período razoável, considere fazer uma chamada telefónica rápida e educada.

Email

Se tiver acesso ao email do hóspede, envie um acompanhamento por email. Este método é útil para deixar um registo escrito da sua tentativa de contacto.

Dica: Mensagem Recomendada

Mantenha a sua mensagem amável e concisa. Eis um exemplo:

"Olá [Nome do Hóspede], sou o [Seu Nome] de [Nome da Propriedade]. Apenas queria confirmar a sua hora de chegada. Por favor, avise-me quando puder. Estou ansioso por o receber!"

Uma mensagem clara e bem estruturada aumenta a probabilidade de receber uma resposta rápida.

Se o Check-in Está Marcado para os Próximos 7 Dias

Caso tenha tentado todos os métodos disponíveis e o check-in estiver agendado para os próximos 7 dias sem obter resposta, contacte a nossa equipa de Suporte.

A nossa equipa irá:

• Verificar os dados da reserva
• Tentar contactar o hóspede diretamente quando necessário
• Contactar o hóspede através da plataforma onde a reserva foi efetuada (por exemplo, Booking.com ou Airbnb), se aplicável

Para solicitar ajuda, utilize o assistente Holidu no seu painel de controlo.

Considerações Importantes

Dados Mascarados de Hosts Novos

Se ainda não completou um check-in confirmado, os dados do hóspede serão temporariamente ocultados até 2 dias antes da chegada prevista. Após completar com sucesso o primeiro check-in, os dados do hóspede deixarão de ser ocultados para futuras reservas, independentemente do estado de verificação da sua conta.

Verificação de Conta e Pagamentos

A verificação completa da sua conta é obrigatória para receber pagamentos por todas as reservas. Certifique-se de que mantém a sua conta totalmente verificada.

Plataformas Externas

Para reservas feitas através de Airbnb e Booking.com, o email pessoal do hóspede pode não estar disponível se o hóspede não tiver preenchido o formulário de chegada.

Privacidade do Hóspede

O Holidu não é obrigado a recolher informações pessoais de hóspedes em nome do host. Se necessita destes dados para fins de registo, sugerimos que contacte diretamente os hóspedes através dos canais disponíveis.

Boas Práticas para Evitar Falhas de Comunicação

Para reduzir a probabilidade de hóspedes não respondentes no futuro, recomendamos que implemente as seguintes práticas:

1. Envie Instruções Claras de Chegada com Antecedência

Certifique-se de que os hóspedes conhecem a hora de check-in, localização e detalhes de acesso à propriedade. Adicione estas informações na secção de Informações de Chegada do Hóspede no seu painel Holidu.

2. Utilize Mensagens Automatizadas

Configure mensagens de confirmação amigáveis que sejam enviadas automaticamente antes da chegada. Estas mensagens podem confirmar horários ou partilhar códigos de acesso, reduzindo significativamente os problemas de comunicação.

3. Ative o Check-in Automático Sempre Que Possível

Ofereça opções de self check-in (chaves inteligentes, códigos de acesso, etc.) para evitar stress de última hora caso a comunicação seja atrasada.

4. Peça Confirmação de Chegada Alguns Dias Antes

Envie uma mensagem simples 2 a 3 dias antes do check-in para confirmar a hora prevista. Isto garante que ambas as partes estão alinhadas.

5. Configure Informações de Chegada do Hóspede

Na secção Configuração da sua conta Holidu, adicione todas as informações relevantes na secção Informações de Chegada do Hóspede. Isto inclui instruções detalhadas, códigos de acesso e informações de contacto.

Resumo

Manter uma comunicação clara e proactiva com os seus hóspedes é essencial para evitar problemas. Seguindo os passos descritos neste artigo, estará bem equipado para contactar hóspedes antes da chegada e resolver qualquer dificuldade de comunicação. Lembre-se de que múltiplos canais de contacto, mensagens amigáveis e instruções claras são a chave para uma experiência bem-sucedida tanto para si como para os seus hóspedes.