Contactar os hóspedes antes da chegada é essencial para garantir uma experiência tranquila e profissional. Se está a ter dificuldade em chegar aos seus hóspedes, este artigo explica como contactá-los através de diferentes canais e plataformas de reserva, bem como as melhores práticas para evitar lacunas de comunicação.

Utilize a Mensagem de Hóspedes — a sua caixa de entrada centralizada

A funcionalidade de Mensagem de Hóspedes é a forma mais rápida e fiável de contactar hóspedes antes da chegada. Esta ferramenta centraliza todas as conversas com hóspedes, independentemente da origem da reserva — seja Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo ou o seu próprio site.

Como aceder à Mensagem de Hóspedes:

• Aceda a Mensagens → Caixa de Entrada no menu de navegação para ver todas as conversas.
• Em alternativa, abra uma reserva específica no separador Reservas e clique na ligação de mensagem no painel de detalhes da reserva para aceder diretamente à conversa com esse hóspede.

Assistente de Inteligência Artificial:

Um Assistente de IA está incluído sem custos adicionais e responde automaticamente a perguntas frequentes dos hóspedes — sobre check-in, comodidades, direções e muito mais — com base nos tópicos que atribui em Gerir Configurações. As mensagens são automaticamente traduzidas entre o seu idioma e o do hóspede, eliminando barreiras linguísticas. Pode assumir qualquer conversa a qualquer momento ou ajustar os tópicos que o assistente gere conforme necessário.

Detalhes de contacto do hóspede por plataforma

A Mensagem de Hóspedes funciona em todos os canais. No entanto, dependendo da origem da reserva, detalhes de contacto adicionais (telefone, email pessoal) podem ou não estar visíveis:

Plataforma	Telefone/Email Visível?
Holidu e Reservas Diretas	Sim, por padrão
Airbnb	Pode estar mascarado
Booking.com	Pode estar mascarado
Vrbo	Pode estar mascarado

Para reservas do Airbnb, Booking.com e Vrbo, o email pessoal do hóspede é mantido privado por essas plataformas. O email pessoal fica visível se o hóspede completar o formulário de chegada da Holidu.

Nota para anfitriões novos:

Se ainda não completou o seu primeiro check-in confirmado, os detalhes de contacto do hóspede são mascarados até 2 dias antes do check-in. Após o seu primeiro check-in bem-sucedido, esta restrição é levantada para todas as futuras reservas.

O que fazer se não conseguir contactar o hóspede

Se não conseguir comunicar com o seu hóspede, experimente estes métodos por ordem:

1. Mensagem de Hóspedes (Mensagens → Caixa de Entrada)

Este é sempre o melhor primeiro passo, independentemente do canal. Utilize a plataforma centralizada para enviar uma mensagem clara e amigável.

2. WhatsApp

Se o contacto estiver disponível, envie uma mensagem breve e polida através do WhatsApp como passo seguinte.

3. Chamada Telefónica

Se não houver resposta no WhatsApp, tente contactar diretamente por telefone.

4. Email

Envie um email de acompanhamento se o email estiver disponível nos detalhes da reserva.

Modelo de mensagem recomendado:

"Olá [Nome do Hóspede], sou [Seu Nome] da [Nome da Propriedade]. Apenas queria confirmar a hora da sua chegada. Por favor, avise-me quando tiver um momento. Fico feliz em recebê-lo!"

Se o check-in está próximo:

Se o check-in ocorrer nos próximos 7 dias e não tiver tido resposta em todos os canais, contacte a nossa equipa de apoio através do assistente Holidu. A nossa equipa pode ajudar a verificar os detalhes da reserva e contactar o hóspede através do canal de reserva original se necessário.

Boas práticas para evitar lacunas de comunicação

1. Contacte hóspedes cedo através da Mensagem de Hóspedes

Envie uma mensagem de boas-vindas amigável alguns dias antes da chegada. Isto define um tom positivo e confirma detalhes chave. O Assistente de IA pode lidar automaticamente com perguntas de acompanhamento.

2. Forneça instruções de chegada claras com antecedência

Certifique-se de que os hóspedes conhecem a hora do check-in, a localização e os detalhes de acesso. Inclua todas as informações relevantes na sua propriedade.

3. Utilize mensagens automatizadas

As mensagens automatizadas funcionam juntamente com a Mensagem de Hóspedes. Quando os hóspedes respondem a uma mensagem agendada, o Assistente de IA pode continuar a conversa, melhorando a comunicação geral.

4. Ative o check-in automático quando possível

Isto evita stress de última hora se a comunicação for atrasada. O acesso automático significa que os hóspedes podem entrar sem necessidade de coordenação em tempo real.

5. Peça aos hóspedes para confirmarem a hora de chegada 2-3 dias antes

Uma mensagem breve mantém todos alinhados e reduz a probabilidade de mal-entendidos.

Informações adicionais importantes

A Holidu não é obrigada a recolher informações pessoais de hóspedes em seu nome. Se necessitar desses detalhes para fins de registo, contacte os hóspedes diretamente através dos canais disponíveis. A nossa equipa de apoio está disponível 7 dias por semana caso precise de ajuda adicional. Se tiver dúvidas ou dificuldades em contactar um hóspede específico, por favor utilize o formulário de contacto para nos informar — a nossa equipa multilíngue poderá auxiliá-lo.

Resumo dos passos recomendados

• Contacte primeiro através da Mensagem de Hóspedes
• Envie mensagens claras e profissionais
• Use múltiplos canais se a primeira tentativa falhar
• Seja proativo ao enviar instruções de chegada com antecedência
• Mantenha registos de todas as tentativas de comunicação
• Considere configurar check-in automático para reduzir dependências de comunicação

A comunicação eficaz é a chave para garantir uma experiência positiva tanto para si como para os seus hóspedes. Ao seguir estas recomendações, reduzirá significativamente a probabilidade de problemas de comunicação antes da chegada.